Same, same but different
Gestion électronique de documents (GED)
Face à un contexte exigeant, Equinox Consulting accompagne ses clients dans le déploiement de solutions d’automatisation des processus et de dématérialisation des données adaptées aux contraintes humaines et opérationnelles. Il en modélise ensuite les impacts et pilote la conduite du changement dans un objectif de maîtrise des risques et d’augmentation de productivité.
Modéliser l’ensemble des filières de traitement d’informations clients pour répondre aux nouvelles règlementations.
Depuis 10 ans, les banques ont transformé leur organisation autour de filières orientées Client.
Ces dernières supposent la capacité à gérer un grand nombre de données et d'informations qui peuvent se présenter sous divers formats comme des courriers, télécopies, images numérisées, e-mails…
La gestion manuelle de ces dossiers est extrêmement consommatrice de temps et génère également de grands risques (perte de documents) liés à l’intégrité et à la traçabilité des dossiers clients.
La gestion des dossiers doit répondre aux différentes réglementations entrées en vigueur ces dernières années. Elles obligent notamment les entreprises à se contraindre aux règles de conformité telles que Sarbanes Oxley, Bâle 2 ou la LSF.
De ce fait, désormais, la capacité à intégrer la gestion du dossier client dans un processus électronique est devenue primordiale pour toute entreprise souhaitant maîtriser ses risques et augmenter sa productivité.
Les banques ont ainsi l'opportunité de combiner dématérialisation des documents et automatisation des flux : les liens entre l'automatisation des processus au sein d’un outil de Workflow et ECM sont très forts et participent à la modernisation de l'ensemble des filières de traitement ainsi qu'à une meilleure connaissance client.
Une approche globale et convergente intégrant l’ensemble des facteurs clés qui conditionnent son succès.
L’automatisation des processus bancaires s’avère être une source de profits à court terme. Elle se concrétise par la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation du dossier client ainsi que par l’automatisation des processus organisationnels et techniques.
Elle requiert par ailleurs, de la part de l’entreprise, un assemblage technologique :
- représentation et pilotage des processus métiers,
- numérisation et classification de tous types de documents,
- intégration en temps réel des applications de traitement de l’information,
- supervision des flux informatiques.
Pour réussir, les projets GEIDE / Workflow doivent aussi considérer les facteurs humains tels que :
- l’organisation fluide du travail et l'allocation des tâches,
- les profils et les compétences des personnes qui réalisent quotidiennement ces tâches,
- la nécessité de faire évoluer les responsabilités et les postes de travail.
Ainsi, modélisation des processus, mise en place du moteur de Workflow, implémentation d’une GEIDE, intégration des applications dans le SI sont les étapes clefs dans la mise en œuvre d’une solution globale.
Définir le cadre d’application, évaluer les impacts, modéliser les processus et piloter le projet dans sa globalité.
Le cadrage
- étude de faisabilité technique,
- benchmark de progiciels et choix d’une solution,
- élaboration du business case,
- « proof of concept » et réalisation de pilote.
La mesure des impacts
- définition et mise en œuvre complète de la solution BPM,
- modélisation et reconfiguration de processus,
- dimensionnement de structures multi-sites.
La définition du fonctionnement cible
- diagnostic de performance des processus,
- modélisation des processus cibles.
Exemple d'intervention
Etude d’impact de la mise en œuvre de la banque sans papier (banque française généraliste de taille moyenne) - 15 mois
- Réalisation d’une étude d’impact de la mise en œuvre du concept de « Banque sans Papier » autour du concept de dossier client dématérialisé, définition des principaux scénarios d’évolution permettant d’atteindre cette cible à moyen terme.
- Etude et mise en œuvre d’un projet de dématérialisation du processus d’ouverture de comptes bancaires au travers d’une intervention complète : étude de faisabilité et dossier de cadrage, business case, conduite du projet, spécifications fonctionnelles, déploiement, accompagnement des utilisateurs, conduite du changement.
